ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ БІБЛІОТЕКИ З ПЕРЕХОДУ НА УНІВЕРСАЛЬНУ ДЕСЯТКОВУ КЛАСИФІКАЦІЮ

Розділ І. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ БІБЛІОТЕКИ З ПЕРЕХОДУ НА УНІВЕРСАЛЬНУ ДЕСЯТКОВУ КЛАСИФІКАЦІЮ

Перехід на іншу класифікаційну систему є дуже складним і тривалим процесом. Приступати до нього слід лише після серйозної організаційної, методичної й навіть психологічної підготовки. Роботу з упровадження УДК можна умовно поділити на два етапи – підготовчий і основний. Підготовчий етап полягає в здійсненні низки заходів, які передують безпосередньому впровадженню УДК. Першим кроком має стати підготовка наказу про впровадження УДК по установі, якій підпорядкована бібліотека, що і буде офіційним стартом цієї роботи. Наступним має бути створення або оновлення складу комісії для роботи з фондом бібліотеки. Така комісія обов’язково має бути, адже її члени підписують акти на списання документів з фонду. Вони ж можуть надавати допомогу і в роботі з фондом для виявлення застарілої (неактуальної) літератури. Упровадження УДК – слушна нагода переглянути склад комісії, до якого мають входити заступник директора навчального закладу (голова комісії), бібліотекар, бухгалтер, кілька вчителів.

Слід підготувати План упровадження УДК.  Залежно від особливостей кожної бібліотеки структура й зміст плану можуть змінюватися, але він має відбивати основні напрями роботи. Розглянемо деякі з них. Роботу слід почати з вивчення й узагальнення вітчизняного та зарубіжного досвіду бібліотек з переходу на іншу класифікаційну систему, що є запорукою її успішного здійснення. Для цього використовують публікації в періодичних виданнях, матеріали наукових і науково-практичних заходів (конференцій, семінарів, круглих столів тощо), методичні рекомендації провідних бібліотек, матеріали з Інтернету. Можна застосувати досвід переведення бібліотек на ББК.

Аналізування стану бібліотечного фонду. Дуже важливим є аналізування стану бібліотечного фонду, від результатів якого залежить подальша робота. Шкільні бібліотеки різняться між собою за часом заснування (від кількох років до багатьох десятиліть), обсягом фонду (від однієї до кількох тисяч примірників), його змістом (з урахуванням специфіки навчального закладу, читацького контингенту, мовних особливостей регіону тощо), видовим складом документів, представлених у фонді (книжки, періодичні та продовжувані видання, наочні навчальні посібники, видання в аркушевій формі, на аудіо-, відео- та електронних носіях інформації тощо), розміщенням у навчальному закладі (в одній або кількох кімнатах, іноді віддалених одна від одної), розстановкою фонду (за систематично-абетковим, хронологічним, абетковим порядком, видовою ознакою документів, з урахуванням вікових особливостей користувачів тощо), обсягом нових надходжень до фонду, наявністю та якістю довідково-пошукового апарату тощо. Насамперед у процесі переходу на нову класифікаційну систему слід переглянути фонд бібліотеки: очистити його від застарілих, зношених, дублетних і непрофільних документів, виявити літературу, що не користується читацьким попитом. У бібліотеках, де планомірно раз на п’ять років проводять перевірку фонду , цей обсяг роботи може бути мінімальним. Застарілі й зношені документи потрібно вилучити з фонду, списати на підставі акта про списання й передати до установ, які займаються заготівлею вторинної сировини.

Вивчення стану довідково-пошукового апарату бібліотеки, зокрема й шкільні, сьогодні володіють фондами, обсяги яких набагато перевищують можливість людини до сприйняття, тому обов’язковою умовою їх ефективного функціонування є структурування й забезпечення доступу. Головною метою діяльності бібліотек є надання інформації як про всю сукупність документів, так і про одиничні носії інформації. При цьому бібліотечні фонди мають бути опрацьовані таким чином, щоб вимоги користувачів щодо отримання в найкоротші терміни вичерпної інформації про документи збігалися з можливостями бібліотеки надавати таку інформацію. Здійснити це можливо лише за умови належної організації та ефективного використання бібліотечних каталогів. Кожна бібліотека, виходячи з власних завдань, особливостей фондів, потреб користувачів і бібліотечних фахівців, самостійно визначає склад своєї інформаційно-пошукової системи. Стан ДПА бібліотеки багато в чому впливає на ухвалення рішення щодо методики переходу бібліотеки на УДК. Визначення способу переходу на УДК Є два основні способи переходу бібліотеки на УДК. Перший спосіб полягає в припиненні систематизування документів за таблицями ББК, консервуванні фондів і старих карткових систематичних каталогів і започаткуванні нових розділів за таблицями УДК. Якщо бібліотека застосовує систематично-абеткову розстановку, нові надходження до фонду одразу слід розставляти за шифрами УДК. Для організації нових систематичних рядів використовують вільні місця, що з’являться після ущільнення розставлених за ББК видань, адже ці розділи більше не поповнюватимуться. Це ж стосується й карткових систематичних каталогів. Такий спосіб можна рекомендувати бібліотекам з великими фондами, зокрема тим, у яких користувачів не мають вільного доступу до фонду. З часом можна розглянути питання щодо повного або часткового пересистематизування фондів і каталогів. Другий спосіб – це повне або часткове пересистематизування каталогів, яке можна провадити з пересистематизуванням фондів або без нього, що залежить від обсягу фондів та їх організації. Цей спосіб найбільш трудомісткий, але й найефективніший для організації фондів, каталогів і обслуговування користувачів. Вивчення таблиць і методики систематизування за УДК Роботу з систематизування за УДК слід почати з докладного ознайомлення з класифікаційними таблицями та методикою класифікування, оскільки тільки добре їх знання забезпечить правильне виконання роботи. Для цього застосовують будь-які видання таблиць – повні, середні, скорочені, галузеві, у друкованій або електронній формі. Після ознайомлення зі структурою таблиць можна перейти до самостійного індексування простих понять за допомогою скорочених або галузевих таблиць УДК.

Кожна бібліотека з урахуванням своєї специфіки, обсягу й складу фонду, читацького контингенту тощо визначає, які індекси слід застосувати під час розстановки фонду, а які – у систематичних каталогах (картотеках). Систематичний каталог організовують з урахуванням особливостей навчального закладу, його місця розташування (економічного і культурного профілю регіону), напрямів комплектування відповідно до тематико-типологічного плану (ТТПК), складу читачів бібліотеки, характеру й специфіки їхніх запитів тощо. Навіть цього переліку достатньо для того, щоб зрозуміти, як багато різноманітних чинників слід урахувати бібліотекарю в процесі створення робочих таблиць класифікування, які, по суті, є планом СК. Слід пам’ятати, що для розстановки документів у фонді потрібна менша деталізація, ніж для каталогів. Повні, каталожні й поличні індекси можуть бути однаковими, а можуть і різнитися між собою як за ступенем деталізації, так і за змістом .

Підвищення кваліфікації працівників бібліотеки. Плануючи перехід на УДК, слід ураховувати кадрове забезпечення бібліотеки, професійний рівень працівників, їхній досвід роботи тощо. Невід’ємною складовою частиною якісного виконання службових обов’язків є фахова підготовка в поєднанні з високим рівнем загальної культури та різнобічних знань працівників, постійне підвищення кваліфікації. Практика доводить, що починати роботу з переходу на іншу класифікаційну систему потрібно з перепідготовки кадрів. Допомогу в цьому можуть надати вищі навчальні заклади, що готують бібліотечних фахівців, а також провідні бібліотеки – методичні центри, зокрема ДНПБ України ім. В. О. Сухомлинського.

Підвищувати кваліфікацію можна за допомогою самоосвіти, навчання на відповідних курсах, здобуття другої спеціальної освіти, участі в різноманітних науково-практичних і методичних заходах, зокрема, семінарах, вебінарах, круглих столах, лекторіях тощо, читання спеціальної літератури, а також через Інтернет.

Внесення змін до організаційних і облікових документів бібліотеки. Упровадження нової класифікаційної системи потребує внесення відповідних змін з урахуванням індексів УДК у деякі облікові та інструктивно-нормативні документи – Щоденник роботи бібліотеки, Книга сумарного обліку (КСО), Тематико-типологічний план комплектування, положення про систематичні каталоги й картотеки тощо. Для цього у відповідних графах потрібно зазначити індекси УДК замість ББК.  У разі застосування автоматизованої бібліотечно-інформаційної системи („МАРК-SQL”, „ІРБІС”, УФД „Бібліотека” тощо), слід внести зміни в програмне середовище для формування вихідних форм і звітів, таких як: • каталожні картки; • книжкові формуляри; • талони-індикатори; • читацькі вимоги; • бібліографічні списки (покажчики); • розподіл фонду за УДК у КСО; • облік книговидачі за галузями знань тощо.

Забезпечення матеріально-технічної бази. У період переходу на нову систему класифікації в кожній бібліотеці виникають проблеми з матеріально-технічним забезпеченням. Це і придбання класифікаційних таблиць, і забезпечення в достатній кількості каталожних шаф, карток, роздільників, засобів оргтехніки, канцелярських товарів, облаштування робочого місця бібліотекаря тощо.

Розділ ІІ. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ФОНДАМИ І КАТАЛОГАМИ Здійснивши підготовчі заходи, розпочинають основний етап упровадження УДК. Якщо в бібліотеці ухвалено рішення про переведення фондів і каталогів на УДК, постає питання вибору методики здійснення цієї роботи. Виділяють три основні способи: • переведення фондів, а потім каталогів; • переведення каталогів, а потім фондів; • одночасне переведення фондів і каталогів. Перший спосіб доцільно обрати, якщо систематичний каталог у бібліотеці недосконалий. Спочатку здійснюють пересистематизування фонду, а потім СК. Це особливо актуально на початковому етапі освоєння методики систематизування за УДК, коли таблиці дають можливість збирати в одному місці документи за різними змістовими та/ або формальними ознаками. Визначаючи нові індекси, слід мати на увазі, що ББК і УДК – різні класифікаційні системи, організовані на різних засадах із застосуванням різних методичних підходів і не мають повної відповідності індексів. Спочатку проводять послідовне пересистематизування документів кожного з розділів фонду без зміни його старої структури. Одночасно з пересистематизуванням документів здійснюють пересистематизування карток СК зі збереженням у ньому ряду, організованого за таблицями ББК. У ході цього процесу кожен документ об’єднують з основною та додатковими картками СК, у результаті чого відбувається єдиний процес пересистематизування документів і карток. Цей спосіб потребує додаткових витрат часу на добирання карток з їх подальшим поверненням до розділів СК, однак вони цілком виправдані, бо всі каталожні й поличні індекси визначають безпосередньо за документами, що забезпечує високу якість систематизування. У разі наявності в бібліотеці електронного каталогу одночасно вносять зміни і до нього. Після завершення пересистематизування документів усіх розділів проводять одночасне перегрупування фонду: зі стелажів знімають документи перших відділів старого систематичного ряду, на звільненому місці формують перші відділи нового ряду і т. д. У разі обрання цього способу організації роботи фонд постійно представлено як єдиний систематичний ряд, організований за однією класифікацією (спочатку за ББК, після перегрупування – за УДК), і виконання робіт, пов’язаних з переходом на іншу класифікаційну систему, практично не ускладнить його використання. Перегрупування каталогу можна здійснювати одночасно з перегрупуванням фонду або після нього. До перегрупування СК слід перенести нові індекси і на відповідні картки абеткового каталогу. Під час звіряння фонду з каталогом може виявитися, що в каталозі картка є, а на полиці документ відсутній. Він може бути виданий користувачеві або переміщений в інший відділ. Картки на такі документи тимчасово вилучають з каталогу й до виявлення документа розставляють за абеткою в окремій шухлядці. У процесі звіряння фонду і в міру повернення документів користувачами вилучені картки повертатимуть на їхнє місце в СК. Роботу з картками, що залишилися, слід проводити після закінчення пересистематизування всього фонду. Для бібліотек з невеликим фондом можна рекомендувати також один з розглянутих нижче способів. Якщо в бібліотеці існують абетковий і систематичний каталоги, з них вилучають усі (основні й додаткові) картки, документ пересистематизовують і повертають у фонд за новий роздільник, на всіх картках виправляють індекси (повні, каталожні, поличні), або оформлюють нові картки й повертають їх у відповідні каталоги з індексами УДК. У разі наявності в бібліотеці тільки абеткового каталогу картки АК об’єднують з документом, документ пересистематизовують, дублюють потрібну кількість карток для організації систематичного каталогу, а також складають картки для АПП до СК. Роль АПП особливо підвищується в процесі пересистематизування, адже в систематичному каталозі БЗ розташовують за галузями знань відповідно до певної системи бібліотечно-бібліографічної класифікації. Покажчик розкриває зміст БФ за галузевим принципом, при цьому відомості про предмет, що є об’єктом вивчення кількох галузей знань, можуть відображатися в різних розділах каталогу. У таких випадках для допомоги бібліотекарям і користувачам застосовують АПП, який містить перелік назв предметів або понять (галузей знань, наукових дисциплін, подій, явищ, власних імен, назв колективів, географічних назв тощо), відомості про які відображено в СК. В АПП назви понять розташовують за абеткою, при кожній назві наводять аспект поняття й індекс, який визначає його місце в СК. Таким чином, АПП виконує роль путівника, що допомагає бібліотекареві в процесі систематизування та забезпечує користувачеві легкодоступний вхід до СК. Організацію СК розпочинають з формування його розділів. Практично це означає групування в одному місці карток з однаковими каталожними індексами, що мають збігатися з індексом розділу каталогу. Завчасно готують елементи оформлення каталогів. У каталожних шухлядках розставляють оформлені роздільники: для абеткового каталогу на першому етапі достатньо буквених, а для систематичного оформлюють роздільники основних розділів. Якщо використовують старі картки, їх треба обов’язково перевірити, звернувши увагу на відповідність бібліографічного запису чинним стандартам, правильність визначеного авторського знака. Фонди шкільних бібліотек переважно розставлені за ББК. Якщо ухвалено рішення про пересистематизування фонду за УДК, можна почати з його перегрупування. Для цього на всіх роздільниках треба додати відповідні індекси УДК . Оскільки формулювання рубрик за обома класифікаціями часто збігаються, їх можна поки що не виправляти. Після того, як на всіх роздільниках буде додано індекси УДК, потрібно переставити за ними фонд. Для пересистематизування фонду потрібен певний час, тож неможливо одразу змінити поличні шифри на всіх книжках. Протягом певного часу книжки з індексами ББК і УДК стоятимуть поруч. Після заміни поличних шифрів на книжках слід замінити й старі поличні роздільники на нові з індексами і формулюваннями за УДК. Нові надходження до бібліотеки одразу систематизують за УДК. Після завершення переведення фондів і каталогів на УДК, книжки й каталожні картки об’єднують, уточнюють робочі таблиці, редагують каталог, начисто оформлюють роздільники й шухлядки.

Розділ ІІІ. НАУКОВА ОРГАНІЗАЦІЯ ПРАЦІ ТА НОРМУВАННЯ РОБОТИ З ФОНДАМИ І КАТАЛОГАМИ

Якість будь-якої роботи здебільшого залежить від належної організації праці кожного окремого працівника в тісному поєднанні з діяльністю бібліотеки. Поняття „наукова організація праці” серед інших передбачає такі характеристики: розподіл праці й кооперування в управлінні колективом, добір і раціональне використання кадрів, підвищення кваліфікації й атестація фахівців, організація робочих місць і забезпечення сприятливих умов праці, її нормування й планування, оцінювання ефективності й якості праці та стимулювання працівників. Нормування роботи Одним з основних складників наукової організації праці є нормування. За допомогою норм визначають витрати робочого часу на виконання тих чи інших робіт і окремих операцій. Норми допомагають організувати планування й облік роботи, сприяють підвищенню продуктивності праці й зміцненню дисципліни, створенню умов для ефективної праці. У бібліотеках трудовитрати розраховують за Типовими нормами часу. Якщо на певний вид роботи типових показників немає, їх визначають дослідним шляхом. Планування роботи. План – один з найбільш важливих документів, який визначає зміст і завдання шкільної бібліотеки, є складовою частиною навчально-виховної роботи навчального закладу. План має відбивати різноманіття форм, методів і змісту роботи, за допомогою яких розв’язують завдання бібліотеки. Плани роботи поділяють на перспективні й поточні. Перспективний план формують на два-три роки або на термін реалізації певної програми. Поточний план у ШБ складають на навчальний рік або для проведення певної акції чи заходу.

Перспективний план упровадження УДК. Складають на весь період з урахуванням реального стану й можливостей бібліотеки: обсягу фондів і каталогів, щорічного поповнення фонду, матеріально-технічної бази, штатів тощо. План є обов’язковою умовою роботи, його відсутність може зробити всю роботу неоглядною й некерованою. Під час складання перспективного плану обов’язково слід зробити розрахунок бюджету робочого часу на процеси, пов’язані з переходом на УДК . У плані зазначають обсяг і терміни виконання в бібліотеці робіт усіх видів, виходячи з норм часу. Термін здійснення кожної роботи має бути реальним, з урахуванням того, що їх виконуватимуть паралельно з іншими роботами. Виконання запланованої на поточний рік роботи відображають у відповідному розділі плану бібліотеки. Структура й зміст плану мають відповідати основним етапам роботи і можуть змінюватися залежно від обраного в бібліотеці способу переходу на УДК. Якщо ухвалено рішення про пересистематизування фондів і каталогів, до плану вносять такі розділи: • перегрупування фондів; • пересистематизування фондів; • пересистематизування або створення довідково-пошукового апарату бібліотеки; • оформлення фонду поличними роздільниками, стелажними написами; • підготовка наочної інформації про фонди і каталоги тощо. Аналіз інших документів бібліотеки – Щоденника обліку роботи, журналу виконаних бібліографічних довідок, книжкових і читацьких формулярів, планово-звітної документації тощо допоможе визначити послідовність і обсяг виконання робіт з переведення фондів і каталогів на УДК. Комплексне розв’язання всіх зазначених вище питань може гарантувати правильний перехід на УДК, якісну організацію фондів і довідково-пошукового апарату бібліотеки та ефективне їх використання.